Затверджено

рішенням зборів суддів Корсунь-Шевченківського районного суду Черкаської області

від 02.10.2015 р. № 18

Засади

використання автоматизованої системи документообігу Корсунь - Шевченківського районного суду Черкаської області

Із змінами та доповненнями, внесеними рішеннями зборів суддів

від 06.10.2015 №20

від 14.11.2016 №8

від 14.04.2021 № 2

від 25.10.2021 № 5

від 26.10.2021 № 6

від 27.06.2023 № 5

від 25.03.2024 № 1

від 01.05.2024 № 2

Розділ 1. Загальні положення

      1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Корсунь - Шевченківського районного суду Черкаської області (далі – Засади) - це затверджені рішенням зборів суддів Корсунь - Шевченківського районного суду Черкаської області правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду,  затвердженого рішенням Ради суддів України 02.04.2015 № 25 (далі - Положення про автоматизовану систему документообігу суду)  з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

 { пункт 1.1.  розділу 1 в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів № 5 від 27.06.2023 }

       1.2. У Корсунь - Шевченківському районному суді Черкаської області використовується комп'ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів. 

       1.3. Збори суддів Корсунь - Шевченківського районного суду Черкаської області (далі - збори суддів) мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

       За результатами розгляду питань, зазначених в абзаці першому цього пункту, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи та розміщуються на офіційному вебсайті суду порталу "Судова влада"  не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 {другий абзац пункту 1.3.  розділу 1 в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів № 5 від 27.06.2023 }

      1.4. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

   Розділ 2. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи

      2.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

     Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

     Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

     2.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформацію.

     2.3. Використання електронного підпису уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання електронного підпису, від отримання та використання електронного підпису з будь-яких підстав не допускається.

     2.4. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Положення про автоматизовану систему документообігу суду і цих Засад, та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

     2.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

     2.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

Розділ 3. Навантаження щодо розгляду справ на суддів які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя

      3.1. Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративну посаду в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (член Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

     3.2. У Корсунь - Шевченківському районному суді Черкаської області зменшується навантаження щодо розгляду справ:

    - на суддю, який обіймає адміністративну посаду – на 10 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів та становить 90 відсотків;

    - на суддів, які виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (член Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України)  на 10 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів, та становить 90 відсотків.

 { другий абзац пункту 3.2.  розділу 3 в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів № 1 від 25.03.2024 }

 Розділ 4. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ

      4.1. У Корсунь - Шевченківському районному суді Черкаської області діє спеціалізація суддів із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

     4.2. Судді (суддя), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обираються з числа суддів суду зборами суддів за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді, якщо пропозиція голови суду не була підтримана, на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно.

      4.3. Кількість суддів, уповноважених здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, визначається зборами суддів цього суду.

      4.4. Суддею, уповноваженим здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, може бути обрано суддю зі стажем роботи суддею не менше десяти років, досвідом здійснення кримінального провадження в суді і високими морально-діловими та професійними якостями. У разі відсутності в суді суддів з необхідним стажем роботи суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обирається з числа суддів, які мають найбільший стаж роботи на посаді судді.

      4.5. Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, не звільняються від виконання обов’язків судді, проте здійснення ними таких повноважень ураховується при розподілі судових справ та має пріоритетне значення.

{ пункт 4.6.  розділу 4 доповнено рішенням зборів суддів № 5 від 25.10.2021 }

 { пункт 4.6.  розділу 4 в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів № 6 від 26.10.2021 }

 { пункт 4.6.  розділу 4 виключено рішенням зборів суддів № 2 від 01.05.2024 }

 Розділ 5. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

      5.1. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху здійснюється уповноваженою особою апарату суду у робочий час, визначений Правилами внутрішнього трудового розпорядку в суді.

     Винятково у неробочий час, святковий, вихідний день реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху здійснюється уповноваженою особою апарату суду у справах, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо).

     5.2. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків (далі - уповноважена особа апарату суду), і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об'єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну.

      5.3. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

     До реєстраційної картки  вхідного документа судової справи додається копія оригіналу паперового документу у виді цифрового файлу, скріпленого електронним підписом особи, відповідальної за його додавання.

      5.4. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

     5.5. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

     у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

     у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

      5.6. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

     5.7. Документи, які отримано від учасників судового процесу або їх представників, безпосередньо під час судового засідання за резолюцією судді передаються для реєстрації до канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня, після чого долучаються до матеріалів справи.

 Розділ 6. Розподіл судових справ між суддями

      6.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

     6.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

     автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

     пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

     розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

     визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

     повторного автоматизованого розподілу судових справ.

     Збори суддів мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням.

     6.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

     за два місяці до закінчення повноважень судді;

     за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

     за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

      у період відпустки судді;

      за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

      під час тимчасової непрацездатності судді;

      за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), -  у разі, якщо тривалість такого навчання, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування становить понад один календарний день;

     у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

     у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

     у дні перебування судді у нарадчій кімнаті, тривалість якої становить понад одну добу;

     у дні відпочинку (за наявності наказу голови суду);

     в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

     Якщо інше не встановлено зборами суддів, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

{ абзац дванадцятий пункту 6.3.  розділу 6 доповнено рішенням зборів суддів № 5 від 27.06.2023 }

{  восьмий  абзац пункту 6.3. розділу 6 в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів

№ 1 від 25.03.2024 }

 Розділ 7. Особливості автоматизованого розподілу судових справ

     7.1. З метою недопущення здійснення автоматизованого розподілу на суддю, який не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ між суддями у Корсунь-Шевченківському районному суді Черкаської області здійснюється після 10 год. 00 хв.

     7.2. У разі виникнення обставин, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, уповноважена особа апарату суду невідкладно (з часу коли їй стали відомі такі обставини) вносить відповідні відомості до автоматизованої системи документообігу суду, про що доповідає керівнику апарату суду. У такому випадку з метою недопущення порушення процесуальних строків усі судові справи, автоматизований розподіл яких був здійснений в цей день, які не передані згідно реєстру судді, підлягають повторному автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду на виконання службової записки помічника судді чи секретаря судового засідання.

      7.3. У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривала хвороба або відпустка, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) на виконання службової записки головуючого судді або судді, який входить до складу колегії у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

     7.4. У разі перебування судді у нарадчій кімнаті понад одну добу, на нього не розподіляються судові справи з часу повідомлення секретарем судового засідання керівника апарату суду у формі службової записки. Службова записка підлягає обов’язковій реєстрації у автоматизованій системі документообігу суду у розділі "Внутрішні документи". Уповноважена особа апарату суду невідкладно вносить відомості «Нарадча кімната» до табеля обліку використання робочого часу щодо суддів в автоматизованій системі документообіг суду.

     7.5. У неробочий час, святковий, вихідний день, реєстрація та автоматизований розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом,  вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо), здійснюється в суді в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду. Такий розподіл судових справ проводиться між суддями у відповідності до наказу голови суду про чергування суддів, слідчих суддів.

      { пункт 7.5.  розділу 7 викладено в новій редакції рішенням зборів суддів № 5 від 27.06.2023 }

     7.6. Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

     У разі увільнення присяжного на підставі наказу голови суду, відповідальним працівником апарату суду за автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється заміна увільненого присяжного шляхом автоматичного визначення присяжного.

     Увільнення від виконання обов’язків присяжного внаслідок відводу (самовідводу) у конкретній справі здійснюється в порядку, встановленому процесуальним законом або за поданням головуючого судді.

{ пункт 7.6.  розділу 7 викладено в новій редакції рішенням зборів суддів № 5 від 27.06.2023 }

     7.7. У разі надходження у кримінальному провадженні заяви про відвід (самовідвід) судді (слідчому судді), такі заяви розподіляються автоматично між всіма суддями суду, відповідно до вимог процесуального законодавства та особливостей, визначених цими Засадами.

     7.8. У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) судді (слідчого судді), повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється за мотивованим розпорядження керівника апарату, на підставі засвідченої належним чином копії судового рішення про відвід (самовідвід) судді (слідчого судді).

      7.9. У разі заявлення у судовому засіданні відводу слідчому судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово, такі заяви передаються до канцелярії суду за резолюцією судді (слідчого судді) після чого здійснюється реєстрація та автоматизований розподіл таких заяв між суддями.

      7.10. У разі безпосереднього подання до канцелярії суду особами, які беруть участь у кримінальному провадженні заяв про відвід слідчому судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово, а також заяв про самовідвід судді, слідчого суді,  здійснюється реєстрація та автоматизований розподіл таких заяв між суддями.

{ пункт 7.10.  розділу 7 в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів № 5 від 27.06.2023 }

Розділ 8. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

       8.1. Для розподілу нової судової справи шляхом передачі раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів у автоматизованій системі документообігу суду створюється обліково-статистична картка (далі - ОСК) на основі поточної ОСК судової справи.

      8.2. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

 Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

      8.3. Передача судової справи раніше визначеному судді, проводиться щодо:

     8.3.1. клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;

     8.3.2. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

     8.3.3. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

     8.3.4. заяви про перегляд заочного рішення;

     8.3.5. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

     8.3.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

     8.3.7. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

     8.3.8. заяв про відновлення втраченого судового провадження;

     8.3.9. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

     8.3.10. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

     8.3.11. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

     8.3.12. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

     8.3.13. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

     8.4. За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді.

    8.5. У разі надходженння клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді, у випадку неможливості слідчого судді здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл таких судових справ здійснюється між всіма суддями суду, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

  Після усунення обставин, у яких вперше визначений слідчий суддя не міг здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, у разі надходження до суду нових клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню, вони передаються вперше визначеному слідчому судді, як раніше визначеному.

     8.6. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

У разі якщо на розгляд суду надійшли матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої цим судом вже здійснюється судове провадження, воно передається раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, що його здійснює, для вирішення питання про їх об’єднання.

     8.7. У разі, якщо станом на момент надходження справ та матеріалів, зазначених у п. 8.3. цих Засад, раніше визначений у справі головуючий суддя не працює у даному суді, його повноваження закінчились або припинені, знаходиться у відпустці відповідно до ст.179 КЗпП України (відпустка по вагітності та пологам, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відпустка без збереження заробітної плати по догляду за дитиною, яка потребує домашнього догляду до досягнення нею передбаченого законом віку), відряджений до іншого суду для здійснення правосуддя, у випадку мобілізації чи укладання контракту про несення служби в Збройних силах України, а також в інших випадках за рішенням зборів суддів  такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

 {розділ 8 в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів № 2 від 01.05.2024 }

 Розділ 9. Порядок розподілу судових справ між суддями у разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи

      9.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів фіксуються у відповідності до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

     9.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 9.1 Розділу 9 цих Засад обставин.

      9.3. У разі настання обставин, зазначених у пункті 9.1 Розділу 9 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється керівником апарату суду (чи особою, яка виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації суддів із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та без урахування навантаження щодо розгляду справ на суддів які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя.

     9.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 9.1 Розділу 9 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься інформація, передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Розділ 10. Прикінцеві положення

Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів Корсунь-Шевченківського районного суду Черкаської області.